○諏訪市特定個人情報等の取扱いに関する管理規程
平成29年3月31日
訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 管理体制(第4条―第10条)
第3章 教育研修(第11条)
第4章 職員の責務(第12条)
第5章 特定個人情報等の取扱い(第13条―第24条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第25条―第40条)
第7章 電算室等の安全管理(第41条・第42条)
第8章 業務の委託等(第43条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第44条・第45条)
第10章 監査及び点検の実施(第46条―第48条)
第11章 補則(第49条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、諏訪市特定個人情報等の安全管理に関する基本方針(平成27年12月策定)に基づき、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)において使用する用語の例による。
(適用範囲)
第3条 この規程は、実施機関(諏訪市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年諏訪市条例第24号)第2条第1項に規定する実施機関及び議会をいう。)の職員(非常勤職員を含む。以下同じ。)に適用する。
第2章 管理体制
(総括保護責任者)
第4条 市における特定個人情報等の管理に関する事務を総括するため、総括保護責任者を置く。
2 総括保護責任者は、副市長をもって充てる。
(保護責任者)
第5条 部等における特定個人情報等の管理に関する事務を総括するため、保護責任者を置く。
2 保護責任者は、各部等の長をもって充てる。
(保護管理者)
第6条 特定個人情報等を取り扱う課等に、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、各課等の長をもって充てる。
3 保護管理者は、課等における特定個人情報等の適切な管理を確保する。
4 保護管理者は、特定個人情報等を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
5 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定する。
6 保護管理者は、事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
7 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の職員から保護管理者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失、毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から保護管理者等への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の課等で取り扱う場合の各課等の任務分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(保護担当者)
第7条 特定個人情報等を取り扱う課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を置く。
2 保護担当者は、各課等の係長(次長を含む。)をもって充てる。
3 保護担当者は、保護管理者を補佐し、課等における特定個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(システム管理者)
第8条 情報システムを管理する課に、システム管理者を置く。
2 システム管理者は、企画政策課長をもって充てる。
3 システム管理者は、特定個人情報等のうち情報システムで取り扱うものについて、安全の確保に必要な措置を講ずる。
(監査責任者)
第9条 特定個人情報等の管理の状況について監査するため、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務部長をもって充てる。
(諏訪市特定個人情報等管理委員会)
第10条 特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため、諏訪市特定個人情報等管理委員会(以下「委員会」という。)を置く。
2 委員会は、委員長及び委員をもって組織する。
3 委員長は総括保護責任者をもって充て、委員は保護責任者をもって充てる。
4 委員長は、委員会を代表し、会務を総理する。
5 委員長に事故があるときは、委員長があらかじめ指名する委員がその職務を代理する。
6 委員会の会議は、必要に応じて委員長が招集し、委員長が会議の議長となる。
7 委員長は、必要があると認めるときは、委員以外の者を委員会に出席させ、その意見又は説明を求めることができる。
8 委員会の庶務は、総務部総務課において処理する。
第3章 教育研修
第11条 総括保護責任者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護責任者は、保護責任者、保護管理者及び保護担当者に対し、部等及び課等の現場における特定個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 保護管理者は、当該課等の事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、総括保護責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第4章 職員の責務
第12条 事務取扱担当者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び番号法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護責任者、保護責任者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、直ちに保護管理者に報告しなければならない。
第5章 特定個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第13条 保護管理者は、特定個人情報等にアクセスする権限を有する職員を限定し、その権限の内容を当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲で付与する。
2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 事務取扱担当者は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第14条 事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行う。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第15条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第16条 事務取扱担当者は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行う。
(廃棄等)
第17条 事務取扱担当者は、特定個人情報等又は特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により、当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
(特定個人情報等の取扱状況の記録)
第18条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
(個人番号の利用の制限)
第19条 事務取扱担当者は、番号法があらかじめ限定的に定めた事務(番号法に基づき、諏訪市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用に関する条例(平成27年諏訪市条例第30号)で定めた事務を含む。)を除き、個人番号を利用してはならない。
(個人番号の提供の求めの制限)
第20条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報等の提供)
第21条 職員は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第22条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集及び保管の制限)
第23条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第24条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第25条 システム管理者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第38条を除く。)において同じ。)の内容に応じて、パスワード、生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 システム管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第26条 システム管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 システム管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第27条 システム管理者は、特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第28条 システム管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第29条 システム管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第30条 システム管理者は、不正プログラムによる特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(情報システムにおける特定個人情報等の処理)
第31条 事務取扱担当者は、特定個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は、不要となった情報を速やかに消去する。
2 保護管理者は、前項の特定個人情報等の内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第32条 システム管理者は、特定個人情報等の内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 事務取扱担当者は、前項の規定による措置の内容を踏まえ、その処理する特定個人情報等について、適切に暗号化を行う。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第33条 システム管理者は、特定個人情報等の内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第34条 保護管理者は、特定個人情報等の処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第35条 システム管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
(端末の外部持出し等)
第36条 事務取扱担当者は、システム管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第37条 事務取扱担当者は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第38条 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第39条 システム管理者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第40条 システム管理者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
第7章 電算室等の安全管理
(入退管理)
第41条 システム管理者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「電算室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
(電算室等の管理)
第42条 システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、電算室等に施錠装置の設置等の措置を講ずる。
2 システム管理者は、災害等に備え、電算室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章 業務の委託等
第43条 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
2 保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する特定個人情報等の内容に応じて、委託先における特定個人情報等の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。
3 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、委託を受けた者において、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
5 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第44条 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該特定個人情報等を管理する保護管理者に報告する。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、保護責任者及び総括保護責任者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護責任者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護責任者は、前項の規定による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告する。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第45条 総括保護責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る特定個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。
第10章 監査及び点検の実施
(監査)
第46条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護責任者に報告する。
(点検)
第47条 保護管理者は、各課等における特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第48条 総括保護責任者、保護責任者及び保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第11章 補則
第49条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和4年12月16日訓令第3号抄)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。