○諏訪市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
平成25年11月22日
訓令第3号
(趣旨)
第1条 この要領は、岡谷市、諏訪市、下諏訪町、富士見町及び原村(以下「関係市町村」という。)の戸籍に係る電子情報処理組織の事務の委託に関する規約第1条の規定に基づき、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令等の定めるところにより、戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システム 市民課に設置した戸籍専用端末により、現在戸籍、除かれた戸籍、改正原戸籍、附票及び人口動態調査表等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(5) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(6) プログラム サーバ及び端末機を機能させて戸籍システムを作動させるための命令の組合せをいう。
(7) サーバ 戸籍システムを使用するために岡谷市(以下「受託市」という。)に設置された正中央処理装置及び副中央処理装置で、プログラム及び戸籍データを処理及び格納する装置をいう。
(8) 端末機 戸籍関連事務を処理するために、サーバに専用回線で接続することにより、戸籍データを取り扱うことができる端末装置をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(保護管理者)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、保護管理者を置き、市民課長をもって充てる。
(端末機取扱責任者)
第5条 保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課市民係長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第6条 保護管理者は、戸籍データの管理状況及びこれに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データを的確に管理しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍の事務管掌者に報告するとともに、復旧のために必要な措置を講じ、再発を防止するための措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システムの点検を委託して実施する場合は、戸籍データの保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失及び毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
3 戸籍データは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
4 戸籍データは、法令等に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等により、安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、出力帳票を次により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要がある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等により安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部に持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的以外に使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の使用)
第13条 端末機は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務以外に使用してはならない。また、戸籍データを戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務以外に検索してはならない。
(機器等の管理)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器等の管理をしなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びに個人情報保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の研修を実施しなければならない。
(補則)
第16条 この要領に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成26年1月1日から施行する。
附則(平成29年3月29日訓令第2号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成31年2月1日訓令第1号)
この訓令は、平成31年2月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍システムに係る機器等の管理方法等
管理者 | 機器等 | 管理方法等 |
保護管理者 | 端末機 | (1) 起動用パスワードの設定及び取扱職員の任命をすること。 (2) 戸籍情報システムの起動用パスワードの設定及び取扱職員の任命をすること。 (3) 使用者の記録をすること。 (4) 操作画面及び処理内容が第三者に知られることがない位置及び角度に配置すること。 |
戸籍データ | (1) 関係市町村が相互にアクセスできない機能を確保すること。 | |
端末機に内蔵するプログラム | (1) 複写及び変更不能の措置をすること。 | |
受託市保護管理者 | 正サーバ及び副サーバ | (1) 入退室の管理を行い施錠のできる管理区域に設置すること。 (2) 容易に取り外せないよう必要な措置をした施錠できる戸籍専用サーバラック内に設置すること。 (3) 防火対策及び消化設備を装備すること。 (4) 戸籍専用サーバラックの鍵を施錠可能な保管庫にて厳重に管理すること。 (5) 起動用パスワードの設定及び取扱者の任命をすること。 (6) 戸籍システムの起動用パスワードの設定及び取扱者の任命をすること。 (7) 使用者の記録を作成すること。 |
戸籍データバックアップ用記録媒体 | (1) 戸籍データのバックアップを定期的に行い、その記録媒体を施錠できる場所で保管すること。 (2) バックアップを行った者の氏名及び日時を記録すること。 | |
正サーバ、副サーバ及び端末機に内蔵するプログラム | (1) 複写及び変更不能の保護措置をすること。 |