(目的)

第1条　この規程は、事務処理の標準化と合理化を図るため、別に定めるもののほか、本市における文書(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(文書の取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して事務が能率的に処理されるよう保管するとともに、情報公開制度が円滑に運用されるよう適切に管理されなければならない。

(文書管理)

第3条　総務課長は、市の文書事務が円滑に行われるよう文書事務全般にわたって管理統制するものとする。

(文書主管課)

第4条　文書及びこれに関連する物品(以下「文書等」という。)の収受、発送及び保存管理は、総務課が主管する。

(文書取扱責任者の設置及び職務)

第5条　課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱責任者1名を置く。

(文書補助員の設置及び職務)

第6条　係(公設地方卸売市場は場並びに職員サポート室、ゼロカーボンシティ推進室及び国道バイパス推進室は室。以下同じ。)に文書補助員(以下「補助員」という。)1名を置き、課長の指名する者をもって充てる。

(伝送員の設置及び職務)

第7条　総務課に伝送員を置く。

(送達員の設置及び職務)

第8条　市長の権限に属する事務の処理機関で、本庁所在地以外の箇所に所在する機関(以下「庁外機関」という。)に送達員を置く。

(公文書の区分及び定義)

第9条　公文書の区分及び定義は、おおむね次のとおりとする。

(公文書の文例)

第10条　公文書の文例は、別に定める。

(文書の左横書き等)

第11条　原則として、書式はA判を用い、文書は左横書きとする。ただし、総務課長が特に必要と認めたものは、この限りでない。

(ファイル基準表)

第12条　すべての文書は、別に定めるファイル基準表(以下「基準表」という。)に従い、分類、整理、保管、保存及び廃棄しなければならない。

(記号及び番号)

第13条　公文書には、次の各号により記号及び番号を付さなければならない。ただし、臨時の組織において用いる記号は、総務課長と協議して定めるものとする。

(文書の年度)

第14条　文書の処理に関する年度は、令達文書及び公示文書にあっては1月1日から、往復文書及びその他の文書にあっては4月1日からそれぞれ1年とする。

(部外者に対する文書の貸付等)

第15条　文書は、法令又は条例等の規定に基づき閲覧又は複写による交付等が定められているもののほか、市長の許可を受けなければこれを外部に示し、又は貸し付けすることができない。

(到達文書等の収受及び配布)

第16条　到達した文書等は、すべて総務課において収受する。ただし、総合行政ネットワークにより到達した文書については、当該文書の主管課において収受することができる。

(事故文書等の取扱い)

第17条　料金の未払又は不足の文書等が到達したときは、発信者が官庁等であるとき又は公務に関するものと認められるときは、その未払又は不足の料金を支払って収受することができる。

(収受の特例)

第18条　次に掲げる文書は、直接主管課において収受することができる。

(収受の特例文書の受付及び処理)

第19条　前条第1号から第4号に規定する文書には課受付印(様式第5号)を、第5号に規定する文書には経由印(様式第6号)を押さなければならない。

(配布)

第20条　第16条の規定により処理された収受文書等は、伝送員によって主管課に配布する。ただし、同条第3項第2号に掲げる文書は、総務課担当者が直接持参し、配布の際あて名人又は文書取扱責任者若しくは補助員の受領印を受けなければならない。

(配布文書の受付及び処理)

第21条　課の文書取扱責任者又は補助員は、配布を受けた文書の収受を次に定めるところにより行うものとする。

(文書の処理の原則)

第22条　文書は、すべて課長が中心となり、即日処理するよう努めなければならない。ただし、事件の性質によって即日処理することができないときは、上司の指示を受けなければならない。

(文書の処理)

第23条　総務課から文書の配布を受けた文書取扱責任者は、システムにより作成された簡易決裁用紙(様式第8号)を添付して、課長に回付する。ただし、保存することが必要でない文書等については、回覧印(様式第9号)を押し、課長に回付することができる。

(処理の指示制)

第24条　課長は、前条の規定により回付を受けたときは、文書の分類及び保存年限を査閲し、必要に応じ次に掲げる事項を記入し、主管係長に文書を回付して指示しなければならない。

(供覧による指示)

第25条　課長は、次の各号のいずれかに該当する文書の配布を受けたときは、速やかに市長、副市長及び部長に供覧し、その指示を受けなければならない。

(起案)

第26条　事案の処理は、原則として文書によるものとする。

(起案の基準)

第27条　文書の起案は、すべてシステムにより作成された起案用紙(様式第10号)を用いなければならない。

(重要事案の起案)

第28条　起案者は、重要又は異例な事案について起案しようとするときは、あらかじめ上司の指示を得て起案しなければならない。

(審査)

第29条　起案文書は、適正な処理の決定をするため、決裁前に主管係長及び課長の審査を受けなければならない。

(審査の基準)

第30条　起案文書に対する審査の基準は、おおむね次のとおりとする。

(修正及び改案)

第31条　審査の結果、事案の本質的な修正を必要とし、又は改案の必要があるものは起案者に返戻し、その旨を指示するものとする。ただし、軽微な修正にとどまるものは、修正することができる。

(例規審査委員会の審査)

第32条　法規文書及び重要事案に係る文書は、総務課に合議し、例規審査委員会の審査を受けなければならない。

(合議)

第33条　事案が他の部課に関係するものは、部の長の審査が終わったのちそれぞれ関係する部課(以下「関係部課」という。)に合議をしなければならない。

(合議の方法)

第34条　合議の方法は、合議式合議及び回覧式合議とする。ただし、特に緊急を要する文書、機密その他重要な文書は、内容を説明できる職員が持回り合議することができる。

(合議の同意、不同意及び異議)

第35条　関係部課は、合議文書を受けたときは、直ちに同意又は不同意の決定をするように努め、合議事項に関し異議があるときは、主管課と協議しなければならない。

(再回付文書)

第36条　関係部課の長は、合議を受けた事案で決裁結果を知る必要があるときは、起案用紙余白に「要再回付何々課」と朱書し、再回付を求めることができる。

(合議の省略)

第37条　合議を要する文書で、特に緊急を要し合議の暇がないときは、合議を省略することができる。この場合、主管課は決裁後、直ちに関係部課に合議をしなければならない。

(決裁)

第38条　特に定めのある場合を除き、事案は、すべて直属する上司の決裁を受けなければならない。

(不在代決)

第39条　事務の促進を図るため、決裁者が不在の場合で急を要する文書は、訓令の定めるところによって代決することができる。

(決裁日付)

第40条　決裁又は代決した文書は、システムにより決裁処理を行い、決裁日付を記録しなければならない。

(浄書の方法)

第41条　文書の浄書及び印刷(以下「浄書等」という。)は、原則として浄書印刷室で行うものとする。

(印刷用紙の紙質)

第42条　印刷に使用する紙質は、使用度、保存年限その他経済性等を考慮し、適正な紙質によらなければならない。

(機密文書の浄書)

第43条　総務課長は、特に機密を要する文書について浄書の依頼があった場合は、機密の保持に注意して浄書させなければならない。

(浄書の受付制限)

第44条　総務課長は、次の各号のいずれかに該当する場合には、浄書の受付を制限することができる。

(発送)

第45条　発送文書は、特別の事情のあるものを除き施行予定日に発送しなければならない。

(発信者名)

第46条　文書の発信者名は、市長名(委任に基づくものは委任者名)とする。ただし、往復文書で専決に係る軽易な文書は、異例のものを除き、市役所名、機関名、部名、部の長名、課名、課長名又は出先機関名とすることができる。

(公印及び契印)

第47条　発送文書は、諏訪市公印規則(昭和46年諏訪市規則第20号)の定めるところにより公印を押し、かつ、1件ごとに決裁済文書と契印しなければならない。ただし、軽易な文書については省略することができる。

第47条の2　施行する総合行政ネットワーク文書(総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより受信又は送信される電磁的記録をいう。)には、電子署名(電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであり、かつ、当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものをいう。)を付与しなければならない。

(文書の発送手続)

第48条　文書の発送は、直接主管課で発送する必要がある場合を除き、総務課で行う。ただし、総合行政ネットワークにより文書を送信する場合は、当該文書の主管課において送信することができる。

(庁内文書等の発送手続)

第49条　発送文書のうち、庁内各課、庁外機関又は市の行政機関相互間において発するものは、特に機密を要し、又は散乱のおそれがあるものを除き、封筒は使用しないものとする。ただし、使用済の封筒を使用する場合は、この限りでない。

(郵送文書の締切時刻)

第50条　郵送文書の受付は、午後3時で締め切る。

(整理保管の原則)

第51条　すべての文書は、事務処理が容易であるように常に整理し、かつ、保管位置を定めておかなければならない。

(主管課における整理保管)

第52条　文書取扱責任者及び補助員は、次の各号に掲げるとおり文書を整理し、保管しなければならない。

(議案等の取扱い)

第53条　決裁となった議案は、総務課において議案番号簿(様式第17号)により順位番号を付すものとする。

(キャビネットの使用区分)

第54条　キャビネットは、原則としてA4段キャビネットを用い、上2段に現年度文書を、下2段に前年度文書及び資料を収納する。

(保管文書の持ち出し及び貸出し)

第55条　キャビネットに保管中の文書を主管課の職員が持ち出そうとするとき又は主管課以外の職員が貸出しを受けようとするときは、あらかじめ当該主管課の文書取扱責任者若しくは補助員にその旨を申し出て、承認を受けなければならない。

(文書の保存の原則)

第56条　保管期間の満了した文書は、主管課において毎年6月末日までに、基準表の保存区分によって保存しなければならない。

(保存の要領)

第57条　文書の保存の要領は、次に掲げるとおりとする。ただし、1年保存の文書については、この限りでない。

(文書の即時廃棄)

第58条　保存を要しない文書は、即時廃棄処分とする。

(文書の保存年限)

第59条　文書の保存年限は、法令に別に定めがあるものを除き次に掲げるとおりとする。

(保存年限区分の基準)

第60条　永年保存に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

(保存文書の引継ぎ)

第61条　課の文書取扱責任者は、文書の保存が完了したときは、システムにより作成される引継文書一覧表を添えて総務課長に引き継がなければならない。ただし、主管課において引き続き保管を必要とする文書については、総務課長の承認を得て当該主管課が保管することができる。

(保存文書の管理)

第62条　保存文書は、特定のものを除き書庫に保存しなければならない。

(保存文書の閲覧又は借覧)

第63条　保存文書を閲覧又は借覧しようとする者は、総務課長の承認を受けなければならない。

(廃棄)

第64条　総務課長は、保存年限を経過した文書及び保存の必要がなくなった文書を毎年6月末日までに廃棄するものとする。

(市史編さん資料)

第65条　総務課長は、廃棄する文書のうち市史編さん資料として必要なものは、別に保存しなければならない。

(統計資料の管理等)

第66条　この規程に定めるもののほか、統計資料の管理その他文書管理上必要な事項は、別に定める。